Erfolgreiche S/4HANA Einführung durch gezielte Change- und Lernunterstützung
Die Einführung von S/4HANA bei RWE war ein bedeutender Schritt – nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch und kulturell. AXXCON unterstützte mehrere Geschäftsbereiche des Energiekonzerns dabei, diesen Wandel aktiv zu gestalten. Neben einem umfassenden Change Management, erforderte dies vor allem gezielte Lernunterstützung, mit Fokus auf die individuellen Lernbedarfe der End-User.
Ausgangslage
Der Support für SAP R/3 läuft mittelfristig aus – eine Situation, die viele Unternehmen der Energiebranche vor große Herausforderungen stellte. Auch bei RWE stand damit die Migration auf die neue S/4HANA-Plattform an. Betroffen waren rund 3000 Endanwender in verschiedenen Gesellschaften des Konzerns – verteilt über Deutschland, Großbritannien, die Niederlande und die Türkei.
Damit eine erfolgreiche Migration auf das neue System gelingen konnte, lag das Ziel der RWE auf der Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen, um konzernweit eine einheitliche Nutzung von S/4HANA ermöglichen zu können. Bisher variierten die gelebten Prozesse und verwendeten Systeme.
Herausforderung
Die Umstellung auf S/4HANA brachte für RWE wesentliche Herausforderungen in den Bereichen Technologie, Prozesse und Kultur mit sich. Technologisch war eine reibungslose Daten- und Schnittstellenmigration erforderlich, um Systemstabilität und Datenintegrität sicherzustellen. Gleichzeitig sollten durch die Einführung standardisierter und harmonisierter Prozesse weltweit Effizienz und Konsistenz in den Abläufen verbessern. Darüber hinaus war es wichtig, dass die Mitarbeitenden die Vorteile und die Notwendigkeit der Umstellung verstanden und neue Arbeitsweisen und Prozesse erlernten (z. B. SAP Fiori).
Eine gezielte Kommunikation und zielgruppenspezifische Schulungen waren dabei unerlässlich. Zur Förderung von Akzeptanz und Befähigung wurden länderspezifische Unterschiede im Lernverhalten berücksichtigt. Zeitdruck und begrenzte Ressourcen stellten zusätzliche Anforderungen dar, um die erfolgreiche Implementierung innerhalb eines Jahres sicherzustellen.
Ziel
Das Ziel war klar: Gemeinsam mit RWE wollten wir einen reibungslosen Go-Live in zwei Wellen erreichen – am 01.01.2024 und am 01.01.2025. Uns war wichtig, dass das neue System die Mitarbeitenden im Alltag wirklich unterstützt und nicht bloß technisch funktioniert. Die Veränderung sollte aktiv im Arbeitsalltag aller integriert werden. Gleichzeitig stand für uns im Fokus, dass der Geschäftsbetrieb auch nach Projektabschluss stabil und effizient weiterläuft – mit S/4HANA als verlässlicher Basis für die Zukunft.
Die Zusammenarbeit mit AXXCON erfolgte immer auf Augenhöhe. Wir schätzten unsere Kompetenzen gegenseitig sehr. Die Endnutzer nutzen das System jetzt erfolgreich. Somit konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden."
Vorgehen
Wir stellten sicher, dass die EndanwenderInnen personaspezifische Lernreisen erhielten, die genau auf ihre Rolle und ihren Bedarf zugeschnitten waren. Ein Mix aus Lernformaten – von trainergeführten Schulungen bis hin zu digitalen Selbstlernmaterialien, ermöglichte es den Zielgruppen, sich flexibel und praxisnah mit den neuen Prozessen und der neuen Benutzeroberfläche in SAP S/4HANA vertraut zu machen.
Resultate
Die Einführung von S/4HANA bei RWE war erfolgreich und brachte einige positive Ergebnisse mit sich. Wir entwickelten ein Zielbild, das die zukünftige IT-Landschaft von RWE mit S/4HANA darstellte und als visuelle Unterstützung in Büros und Kraftwerken verwendet wurde, um die Notwendigkeit des Projekts zu unterstreichen. Durch die Change Impact Analyse konnten wir besser verstehen, welche Zielgruppen von den Veränderungen betroffen waren. Zielgruppenspezifische Maßnahmen ergriffen wir, um Verständnis und Akzeptanz zu fördern.
Die rollenbasierten Lernreisen und der Mix aus verschiedenen Lernformaten wurden von den Endanwendern sehr positiv aufgenommen. Wir stellten die Lernmaterialien nachhaltig zusammen und stellten sie in einer Learning Library bereit, sodass die Endanwender auch nach der initialen Schulungsphase Zugriff auf sämtliche S/4HANA-Lernmaterialien hatten. Über einen Zeitraum von zwei Jahren koordinierten und begleiteten wir die Durchführung von rund 600 Schulungen, in denen etwa 5.000 Endanwender trainiert wurden.
Benefits für den Kunden
Der Kundennutzen lag in einem maßgeschneiderten Ansatz, der auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation und insbesondere der Endanwender abgestimmt war. Dies förderte ein hohes Commitment und eine breite Akzeptanz, da wir durch gezielte Change-Management- und Schulungsmaßnahmen nicht nur die technische, sondern vor allem die menschliche Readiness stärkten. Eine technische Lösung möchte perfekt umgesetzt sein, doch sie bringt nichts, wenn die Endanwender sie nicht effektiv nutzen können. Genau das stellen wir mit unserem Change-Management- und Lernkonzept in den Mittelpunkt von IT-Transformationsprojekten wie der S/4HANA Einführung bei RWE. So konnten wir sicherstellen, dass RWE eine standardisierte und harmonisierte Nutzung des neuen Systems konzernweit nach dem Go-Live etablierte.
Sie planen eine S/4HANA-Einführung oder ein ähnliches IT-Projekt und möchten Ihre EndanwenderInnen bestmöglich auf die Veränderung vorbereiten?
Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie dabei.
